Відтоді, як студент отримує документ, який підтверджує зарахування його на програму мобільності, він повинен розпочати підготовку до мобільності, зокрема підготовку внутрішніх документів. Документ може називатись по-різному, але він повинен містити Ваше прізвище та ім'я, точні терміни мобільності та розмір стипендії. Часто документ-запрошення і документ-підтвердження стипендії – окремі документи, де можуть відрізнятися дати. В такому випадку більшу вагу і точнішим буде документ саме зі стипендією.

Одразу після отримання запрошення від університету-партнера, слід розпочати оформлення документів для тимчасового перебування за кордоном. Найчастіше для перебування за кордоном потрібна навчальна віза. Відділ міжнародного співробітництва не здійснює супроводу студентів під час процесу отримання візи студентами. Натомість Відділ міжнародного співробітництва можем допомогти супровідними документами:

• Довідка англійською мовою з місця навчання, її можна замовити за посиланням
  
• Лист-підтримка, у разі потреби такого звертайтесь до координатора

Процес отримання візи в різних країнах відрізняється, за детальною інформацією звертайтесь до візових центрів та посольств.

Проживання в країні університету-партнера організовано по-різному. Часто студентам пропонують гуртожитки, але частіше студентам доводиться шукати житло самостійно. Студентам може знадобитись сплатити власні гроші до того, як буде отримано стипендію. Відділ міжнародного співробітництва не шукає житло студентам, але часто корисним є досвід учасників мобільності попередніх семестрів. За потреби координатор може передати контакти студента, який потребує допомоги, випускникам програм мобільності, які можуть поділитись досвідом.

Навчальний план студента зазвичай регулюють два документа типи документів: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи
Внутрішні документи, що регулюють навчання студентів НаУКМА закріплені в Положенні і обов’язкові до оформлення. У вересні 2019 року відділ міжнародного співробітництва змінив спосіб оформлення внутрішніх документів, через велику кількість помилок, яку роблять студенти під час самостійної підготовки. Спеціальна форма для внутрішніх документів призначена для збору необхідної інформації, яка потім вноситься координатором безпосередньо в документи. Сформовані документи студенти отримують в електронному вигляді, які потім друкують в двох примірниках і засвідчують необхідними підписами.

Зовнішні документи
До зовнішніх документів можна віднести:

• Application Form - документ сформований на базі анкетних даних студента. Документ часто потребує підпису керівника відділу міжнародного співробітництва, для отримання підпису залишіть документ в 5-319 у зручний час, якщо зачинено - підсуньте під двері. Забрати можна наступного робочого дня.
• Grant Agreement - документ, що вимагає підпису лише за сторони студента. Часто саме там вказані найбільш чіткі дати навчання.
• Learning Agreement - документ, що регулює навчальний план студента в університеті партнері. Документ найчастіше має стандартний вигляд, проте іноді він інакший, що не повинно збивати з пантелику. Детальна інструкція з заповнення Learning Agreement за посиланням.

1. Заповніть таблицю з дисциплінами, як у прикладі. Детальні відео про погодження дисциплін дивіться за посиланням.
2. Заповнюєте Learning Agreement (секцію before mobility). Детальна інструкція з заповнення Learning Agreement за посиланням.
3. Заповніть форму, дані з якої необхідні для заповнення внутрішніх документів. У відповідному місці завантажте таблицю з п.1 та Learning Agreement з п.2. Таблиця має бути складена разом з завідувачем кафедрою (або з деканатом у випадку правничого факультету), або хоча б погоджена. На цьому етапі підписів ніяких непотрібно.
4. Протягом 7 робочих днів координатор перевіряє надіслану інформацію і формує зареєстовані електронні внутрішні документи та перевірений Learning Agreement (секцію before mobility). Час може бути довшим, у періоди масових звернень студентів (грудень, січень, червень, вересень). Будьте готові, до запитань та зауважень з боку координатора та до оперативного їх виправлення.
5. По отриманню електронних документів надрукуйте всі файли внутрішніх документів у двох екземплярах і підпишіть їх, там де вимагається підпис студента. Зверніть увагу, що в документі «ВашеПрізвище_3» Ваш підпис вимагається двічі. Після цього підпишіть всі документи в завідувача кафедрою, або в деканаті у випадку правничого факультету. Learning Agreement (секцію before mobility) надрукуйте в одному екземплярі.
6. До міжнародного відділу студент приходить з двома комплектами внутрішніх документів+запрошення до кожного комплекту.
   Кожен комплект внутрішніх документів треба скласти у такому порядку:
   1. Додаток 1 (заява із зазначенням стипендії);
   2. Додаток 2 (заява із зазначенням дисциплін на індивідуальний графік, перенесення, запізнення);
   3. Запрошення;
   4. Договір і зміст мобільності.
   Learning Agreement (секцію before mobility), теж додайте на підпис в одному екземплярі. Цей документ потребує лише підпису відділу міжнародного співробітництва, ніде в іншому місці його підписувати непотрібно.
7. Якщо у студента є дисципліни на індивідуальному графіку, або студент запізнюється на дисципліни - необхідно зібрати підписи викладачів у Додатку 2. Це можна зробити як до, так і після підпису міжнародного відділу.
8. Останніми ставить підпис декан Вашого факультету і після того вже готується наказ на Вашу мобільність. Наказ на мобільність має бути підписано не пізніше, ніж за 10 днів до від’їзду.

Кожен номінований студент, отримує доступ до персональної папки, куди треба завантажити документи, зазначені в цьому чек-листі. Що треба завантажити в персональну папку до того, як міжнародний відділ підпише наказ про мобільність:

• Скан/фото змісту мобільності (Остання частина договору, де табличка з курсами). Цей скан/фото повинен містити всі передбачені документом підписи.
• Скан/фото Learning Agreement, секції Before Mobility. Цей скан/фото повинен містити всі передбачені документом підписи.
• Запрошення від університету-партнера – документ, де вказано розмір стипендії і терміни перебування. Іноді це два різних документа, в такому випадку треба завантажити обидва документи.
• Страхування на період мобільності.
• Довідка про відпрацювання Корпоративної Угоди за поточний рік навчання (тільки для магістрів, бакалаврам її завантажувати непотрібно). Під час аплікування студент вже завантажував подібний документ за попередні роки навчання, але номінований студент на участь у мобільності повинен завантажити довідку за попередні роки + поточний рік навчання. Якщо студент ще ніякої довідки не отримував, то її можна отримати у відділі по роботі зі студентами у 4 корпусі.
• Заповніть форму-опитувальник. Це не опціонально, а обов’язково. Її заповнення важливе для наступних мобільностей.

Необов’язково завантажувати всі документи одночасно, можна завантажувати як тільки документ є в наявності, але не пізніше підписання наказу на мобільність. Перед тим, як підписати наказ Міжнародний відділ перевірить наявність всіх документів в папці студента. Завантаження цих документів є обов’язковим і регламентується Положенням про реалізацію права про Міжнародну академічну мобільність. Невиконання вимог є порушенням вимог Положення. Оскільки аспіранти не підписують Корпоративну угоду, їм, очевидно, непотрібно завантажувати довідку про її відпрацювання.